Participative Leadership and New Work

Mobilizing PotentialsShaping the Future

An increasing number of companies and organizations decide to engage in new forms of cooperation. More participation, less hierarchy, is usually the goal. In our workshops we show how you can jointly create a framework of attractive and modern working conditions that foster participation while at the same time increasing your organizations’s potential.

We employ methods of agile organizational development, facilitating and New Work. We introduce you to formats that have been tried and tested, explain underlying assumptions and approaches and provide concrete advice that is ready for implemetation.

1. What Are Our Workshops About?

What are the formats you should use if you want meetings to be time-efficient while at the same time allowing everyone to get involved and integrating many different perspectives? How can you communicate in a nuanced, but still clear and unambigouous fashion, for instance in complex feedback situations?

This item involves methods for a structured approach to participatory decision-making in a team or to participatory solutions to conflict resolution. The objecitve is to agree on common rules for cooperation valid for everyone and involving all team members in mutual and collective enforcement of these rules, for instance through a rotational system.

Inner Work
Dealing successfully with external changes requires a stable inner condition. We show you techniques that will help you remain focused even in stressful working environment, to take appropriate decisions and to communicate them in a nuanced way.

Openness for Innovation
Successfully facing new challenges requires new approaches. How can you anticipate future developments without getting stuck in old or conventional patterns? We help you developing new ideas and approaches drawing on formats like Future Search Conference, Design Thinking and Theory U.

Making Values Work
We focus on the ethical values at the heart of your organzization’s endeavours as well as the values pursued by your team and individual team members. You will learn how to make these values and needs transparent in your organization, to take them into consideration, and to integrate them in your daily work.

Methods we employ

Facilitating: Every system has all the information required for succesful change processes – however, it does not always have this information readily at its disposal For us, facilitating means putting your team or organziation in touch with your own resources.

Thinking Environment: This is about an appreciative basic attitude and practical meeting formats that really involve everyone. The goal is to support all team members in thinking independently and taking responsibility in a time of constant change.

Liberating Structures: 33 specific methods and communication formats that allow for more participation within groups and organizations
→ liberating structures

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2. Why Should I Consider Participative Leadership?

Unlocking Innovation Through Diversity
By recognizing and accommodating diverse sets of values guiding individual choices, you can engage all members of your organziation and foster a constructive spirit of cooperation. By making your team’s diversity a driving force and combining diverse perspectives, approaches and ideas you will be able to increase your options for action and unlock further potential for innovation.

Especially in times of constant change, values shared by all team members provide excellent points of reference and orientation for your team’s decisions. Values guide you like a compass and empower individual team members to take responsibilities while at the same time serving as common ground for living diversity in practice.

Trust and Reliability
Frank and constructive communication is key for a cooperation that is effective, sustainable and based on mutual trust. By creating a culture of regular mutual feedback and by jointly shaping decision-making processes, you will be able to significantly increase a shared sense of reliablity and trust in your team.

Making Sense
As a consequence, the importance of issues like status and income will decrease, while a shared sense of purpose and ownership will steadily gain ground. If individual team members feel their contribution actually makes a difference, their motivation will in turn increase significantly, along with their preparedness to take responsibilities.

3. What Is Our Approach? What Is Unique?

Theory Merged with Practice
Our work is based on academic research and scientific evidence, but at the same time, we focus on day-to-day practice: Whether in our single-day workshops or our multi-module trainings: You will get theoretical input and will be immediatly invited to practice your fresh insights in mock exercises. Moreover, we provide you with concrete advice how to smoothly integrate the new methods and formats into your daily work. Moreover, you will have regular opportunities to share and exchange your eperiences with other participants.

Practical Application
There is no such thing „the single right method“ to achieve these goals. We will make you familiar with a variety of options and help you to find the way that fits best for you and your team. You define your own individual goals, plan concrete first steps towards implementation and evaluate your progress along the way of our multi-module trainings.

Change Processes and Development of New Ideas
If you already have defined your goals or if your oganization needs restructuring or reorganization, we will support you by proposing methods fostering participaton and involvement. The goal is to empower you and your team to proactively shape these processes together. To help you to design appropriate strategies, we work with formats supporting creativity such as Design Thinking, Appreciative Inquiry or the Future Search Conference

Why We Believe in What We Are Doing
We deeply care for human beings, for togetherness and mutual understanding. As coaches we work jointly as a team, too – and practice ourselves what we preach. The feedback we receive from our clients confirms our conviction that precisely this approach helps fostering mutual trust which ideally underpins the way a team works together.

4. Examples for Workshops

We offer custom-made inhouse trainings on issues such as: Communication; Making Values Work; Inner Work or Openness for Innovation. We calibrate our workshops flexibly according to your needs (for instance one or two-day workshops, multi-module workshops). Our workshops always include a well-balanced mixture of theory-based input and practical exercises.

You may also wish to participate in the multi-unit workshop series we are currently offering for Paritätische Akademie Berlin, for instance the four-module training course „The Four Core Competencies of Participative Leadership“.

5. Client Testimonials

6. References (selection)

DLR German Center for Aeronautics and Space:
Shaping the Future Together Through Disruptive Innovation. Conceptual design and moderation of eight workshops on creative innovation:, inclucing Cradle to Cradle; Construction Site of the Future; Green Hydrogen, Circular Economy; Elderly Care, 8 x 0.5 days.

Paritätische Akademie Berlin: Certification course „Participatory Leadership: Four Core Competences That Will Help You To Establish Adaptability in Teams“, 4 x 2.0 days.

Regional Government of the District of Münster: Seminar for management level officials, one-day workshop „Responsible Leadership – Inward and Outward“.

Technical University Munich: Workshop Design Thinking for academic staff; 3.0 days.

Municipalities of Emmerich (Germany), Oude Ijsselstreek and Montferland (Netherlands): Workshop on Working Methods and Development of a Common Strategy for the Future, 2.0 days.

THW Federal Technical Assistance Agency, Bonn, Germany: Design Thinking Workshop on networking, 1.5 days.

Academy for Social Work Berlin Brandenburg: Multi-module seminar „The Three Pillars of Participative Leadership“, 3 x 2.0 days.

Federal State of North Rhine-Westphalia: Civil Service Academy, Herne: Workshop „Better Management of Change Processes – Understanding, Considering and Changing Organizational Culture, 2.0 days.



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Here you can read on in three sections (in German):

Führungskräfte werden zum Coach: Es geht ganz wörtlich um mehr Teilhabe. Das heißt, Mitarbeitende werden stärker in Entscheidungen mit eingebunden, bilden sich ein eigenes Urteil, übernehmen Verantwortung. Führungskräfte beziehen Mitarbeiter:innen stärker ein und spielen insgesamt eine eher moderierende Rolle. Ziel ist es, nicht alles selber zu machen, sondern das Team in die Lage zu versetzen, eigenständig und erfolgreich agieren zu können. Die Führungskraft wird zu einer Art Coach.

Jeder kommt zu Wort: Konkret, im Hinblick auf Entscheidungen: Die Teamleitung moderiert Besprechungen, in denen alle ihre Sichtweisen schildern und das Team schließlich gemeinsam zu einer Entscheidung gelangt. Teams geben sich selbst Regeln, wie solche Besprechungen verlaufen sollen – etwa indem Redezeit zugewiesen wird und jede:r eine festgelegte Zeit bekommt. So kommen alle zu Wort und können ausreden. Vorteil: Die Beteiligten verstehen einander besser, können besser nachvollziehen, wie die direkten Kolleg:innen zu einem Thema stehen, welche Bedürfnisse und Werte sie haben. Stillere Kolleg:innen müssen sich beteiligen, Vielredner sich fokussieren. Wenn entsprechende Formate eingeführt werden, steigt das Engagement im Team deutlich an.

Diversität als Bereicherung: Sie vergrößern Ihre Handlungsoptionen und Innovationskraft, wenn Sie Diversität im Team einbinden und verschiedenen Perspektiven, Lösungsansätze und Ideen kombinieren können. Auf der Grundlage passender Meeting-Formate und einer Haltung der Wertschätzung wächst das Potenzial des Teams.

Gemeinsame Kontrolle: Nicht nur das Aufstellen von Regeln erfolgt gemeinsam, auch die Kontrolle und Bewertung liegen beim Team. Das Team reflektiert den Fortschritt eines Vorhabens, Kolleg:innen geben sich im Team Feedback, benennen Erfolge und Schwachstellen. Das heißt, die Problemlösung und das Ansprechen schwieriger Themen liegt nicht länger allein bei der Leitungsebene. Aufgabe der Führungskraft ist es, auf die Prozesse zu achten, d.h. auf die gemeinsame Entwicklung und die gemeinsame Kontrolle.

Neuer Blick auf Hierarchien: Generell spielen Hierarchien eine geringere Rolle, wenn alle am Entscheidungsprozess beteiligt sind und gehört werden. Weniger Kontrolle, mehr Eigenverantwortung, lautet das Motto. Dabei bewegt sich der Grad der Partizipativen Führung zwischen den Polen von hierarchischer Führung plus ein wenig Mitbestimmung und völliger Selbstorganisation. Jedes Team bzw. jede Organisation kann ihr eigenes Modell im Rahmen dieser beiden Pole erarbeiten.

Zugang zu Informationen: Eine wichtige Voraussetzung für eine größere Teilhabe ist zudem, dass Informationen geteilt werden. Das heißt, das Team hat Zugang zu allen wichtigen Informationen, diese werden nicht als Kaskade, zeitverzögert und verkürzt, von Ebene zu Ebene nach unten an die Mitarbeiter:innen weitergegeben – sondern gleichzeitig und komplett. So können sich alle Beteiligten ein Bild machen, mitdenken und Lösungsvorschläge für gemeinsame Probleme entwickeln.

Vom Ganzen her denken: Eines der Hauptrisiken in Veränderungs- und Innovationsprozessen liegt darin, nur aus der eigenen, engen Perspektive auf ein Thema zu schauen. Das führt oft dazu, dass Beteiligte schnell zu naheliegenden Lösungen kommen wollen, die ihren eigenen Interessen dienen, oder grundsätzlich auf die Hindernisse und Bedenken gegenüber der Veränderung fokussieren. Der Ansatz, von Anfang an im Austausch zu sein und gemeinsam vom größeren Ganzen her zu denken, ist eine kraftvolle Möglichkeit, zu nachhaltig funktionierenden Lösungen zu kommen.

Gemeinsames Ziel: Vom Ganzen her zu denken erfordert Empathie mit den Perspektiven aller am Gesamtsystem Beteiligten, sowie ein Verständnis der Zusammenhänge innerhalb dieses Gesamtsystems. Eine tiefgreifende und nachhaltige Veränderung oder Innovation wird nur dann erzielt, wenn sie für alle Akteure und das gesamte System sinnstiftend ist und alle wissen, warum sie diesen Veränderungsprozess angehen, was die Intention und der Mehrwert dieses Prozesses sein werden.

Zukunftsplanung die wirklich passt: Findet ein solcher Austausch regelmäßig in der gesamten Organisation statt, wird es möglich, die Funktionsweise anderer Abteilungen besser kennenzulernen und wirklich zu verstehen. Auf diese Weise wird Silodenken vermieden, und für die Zukunftsplanung können die Bedürfnisse aller berücksichtigt werden. Das erfordert zunächst Zeit, zahlt sich aber später aus, weil weniger nachträglich angepasst werden muss.

Erfülltes Arbeiten: Ganz simpel – weil die alten Modelle oft nicht mehr funktionieren! Starre Hierarchien werden immer weniger akzeptiert, sie würgen zu viel Potenzial ab. Viele Mitarbeiter:innen, gerade aus der Generation der Millenials, möchten sich beteiligen und sind immer weniger bereit, einfach Regeln zu befolgen, die sie nicht nachvollziehbar finden. Wenn Unternehmen auch für diese Generation attraktiv sein wollen, ist es wichtig, sich mit ihren Erwartungen an ein erfülltes Arbeiten auseinandersetzen.

Schaffbarkeit: Status und hohe Gehälter werden als Ziel weniger wichtig, sie werden abgelöst von der Frage nach Sinn und einer individuellen Work-Life-Balance. Viele Mitarbeiter:innen wünschen sich, dass ihre Führungsaufgabe an einem normalen Arbeitstag zu schaffen ist, oder sogar in Teilzeit. Um das zu ermöglichen, ist Partizipation der Schlüssel.

Schnelles Reagieren: Starre Hierarchien führen in vielen Fällen nicht mehr zu den gewünschten Ergebnissen, wenn es um Problemlösung und schnelles Reagieren geht. Generell ist das Arbeitsleben komplexer und schnelllebiger geworden: Organisationen unterliegen einem ständigen Wechsel der äußeren Anforderungen, d.h. Vorgaben von bestimmenden Instanzen und Geldgebern, oder wechselnde gesetzliche Vorgaben.

Zunehmende Komplexität: Hier spiegelt sich ein größerer Zusammenhang in Organisationen wider, der weltweit zu beobachten ist. Oft ist die Rede von der sogenannten VUCA-Welt: Das Leben ist geprägt von Volatilität, Ungewissheit, Komplexität, Ambiguität. Das heißt konkret, dass sich Arbeits- und Lebensverhältnisse in einem zunehmenden Tempo verändern, und dadurch wächst die Ungewissheit. Es lassen sich weniger Vorhersagen für die Zukunft treffen, immer mehr Faktoren wirken komplex aufeinander ein. Wenn alle mitdenken und Verantwortung übernehmen, kann einfach schneller und passgenauer reagiert werden.

Neue Arbeitsformen: Die Digitalisierung etwa hat enorme Auswirkungen und erhöht das Tempo und die Taktung im Alltag. Wir alle müssen schneller reagieren und uns schneller Meinungen bilden. Teams werden remote geführt, es wird von unterschiedlichen Orten aus gearbeitet. Die stets neu auszuhandelnden Fragen nach Zeit, Ort und Verfügbarkeit und Arbeitsort führen zu einem großen Diskussionsbedarf.

Mit Krisen leben: Die Pandemie und die Auswirkungen des Kriegs in Europa bedeuten große Herausforderungen: Jede Organisation musste improvisieren und schnelle Lösungen finden, viele Menschen sind extrem gefordert. Sowohl unser Arbeitsalltag als auch die allgemeine Situation sind zunehmend weniger konstant. Daher braucht es neue Wege, um mit diesen Herausforderungen konstruktiv umzugehen – und partizipatives Führen bietet Methoden, mit Ressourcen anders umzugehen, schneller zu reagieren und eine geringere Planbarkeit zuzulassen.

Wertearbeit: Um alle ins Boot zu holen und zu einem konstruktiven Miteinander zu kommen, ist es wichtig, unterschiedliche Werte in Balance zu bringen. Gemeinsam getragene Werte bieten gerade in Zeiten des Wandels eine gute Orientierung für Entscheidungen – und sind gleichzeitig Ausgangspunkt für gelebte Diversität. Welche Werte haben Sie selbst, welche Ihre Organisation?

Inner Work: Wenn die äußeren Strukturen weniger werden oder sich ständig verändern, braucht es eine Stabilität im Innern, einen starken inneren Kern. Das heißt, dass jede und jeder sich selbst gut kennt, bei sich ist – um dann eben auch Auskunft geben zu können über die eigene Haltung, oder zumindest für sich selbst klar zu sein. Diese Arbeit, dieser Prozess, sich mit sich selbst auseinander zu setzen, wird oft Inner Work genannt, oder auch innere Reflexion. Das heißt, man lernt, die eigenen Muster und Bedürfnisse nuanciert wahrzunehmen und klar zu kommunizieren, die eigene Position zu vertreten sich selber gut zu führen.

Kommunikation: Mehr Teilhabe erfordert einiges an Kommunikation – das heißt, wir müssen lernen, gut miteinander im Gespräch zu sein. Entscheidend dabei ist wertschätzendes Kommunizieren, das andere nicht einschüchtert, sondern ihren Standpunkt verstehen will. Das bringt letztlich alle weiter, weil es zu einem Miteinander führt, zu einem gemeinsamen Denken. Ziel sind Team-Besprechungen, in denen der eine auf der Idee des anderen aufbaut.

Innovative Grundhaltung: Um Veränderungen wirklich gestalten zu können, müssen wir bereit sein, uns auf Neues einzulassen und gemeinsam neue Herangehensweisen entwickeln. Dazu braucht es zwei Dinge: einen co-kreativen Ansatz – das heißt, auf den Ideen der anderen aufzubauen, zuzuhören und gemeinsam Lösungen zu entwickeln. Und zum anderen eine neue Fehlerkultur: Es ist wichtig sich zu trauen, einen Anfang zu finden, ausprobieren – um dann auswerten und nachjustieren zu können. Dieser Ansatz unterscheidet sich sehr stark von einem Denken, das Fehler um jeden Preis vermeiden will. Hier eignen sich Methoden aus der Theorie U (Otto Scharmer) und des Design Thinking.